Mensajes de voz

Una campaña de Mensaje de voz llama a cada contacto de tu lista y, cuando contesta, le reproduce un audio grabado: un recordatorio de pago, el aviso de una cita, una invitación. A diferencia de una campaña con agente, no hay conversación: si la persona responde, nadie la escucha. Sirve para avisar a muchas personas a la vez, rápido y al mismo costo por minuto contestado.

Crear la campaña, paso a paso

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   Identidad

   En Campañas → Nueva campaña elige el canal Mensaje de voz, ponle un nombre y elige el número desde el que se llama: uno propio con línea saliente o el número rotativo de la plataforma.

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   Audio

   Graba el mensaje con el micrófono o sube un archivo. Lo preparamos para el teléfono (recortamos los silencios del inicio y el final y nivelamos el volumen) y puedes escucharlo tal como suena por teléfono antes de usarlo.

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   Lista

   Sube un archivo CSV o Excel con una columna de teléfono (y, si quieres, una de nombre). El botón Descargar plantilla te da el archivo con las columnas listas.

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   Horario y reglas

   Dinos para qué es el mensaje —Aviso al cliente o Marketing—, revisa el horario y los reintentos.

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   Revisión

   Mira la estimación de costo y cómo queda tu saldo, haz una llamada de prueba a tu teléfono y lanza la campaña ya o prográmala.

El audio

• Dura hasta 60 segundos sin contar los silencios del inicio y el final (o lo que permita tu plan). Si dura más, te lo decimos y no se puede usar: recórtalo o grábalo de nuevo.
• Formatos: MP3, WAV, M4A, AAC, OGG o WEBM.
• Tus audios quedan en tu biblioteca (Campañas → Audios) para usarlos en otras campañas. Si cambias un audio, se crea una versión nueva: las campañas ya lanzadas siguen con la suya.

La lista y a quién no se llama

Cada fila es un contacto. Los teléfonos se aceptan con o sin el +57; los repetidos se cuentan una sola vez. Antes de lanzar ves cuántos son válidos y qué filas tienen problemas, con cómo arreglarlas.

• No se llama a quien está en tu lista de no contactar o pidió no recibir llamadas.
• Cargar la lista es tu declaración de que estas personas te autorizaron a llamarlas: queda registrado con la fecha y el archivo como evidencia de cada contacto. En marketing, además, no se llama a quien está en el Registro de Números Excluidos.
• Por ahora sólo se llama a números de Colombia (+57).
• Tu plan tiene un máximo de contactos por campaña: si la lista lo pasa, te lo decimos al lanzar y puedes dividirla en dos campañas.

El horario legal

El propósito decide el horario. Un Aviso al cliente —un recordatorio de cita, el vencimiento de un pago, el estado de un pedido— sigue el horario que elijas. Una campaña de Marketing sólo llama en el horario de la Ley 2300: lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sábados de 8:00 a 15:00, sin domingos ni festivos. Si tu horario es más amplio, la campaña se queda dentro de esas franjas; si es más corto, se respeta el tuyo.

La campaña no corta una llamada a la mitad del horario: si el audio no alcanza a sonar completo antes del cierre, espera a la siguiente franja.

Probar en tu teléfono

En la Revisión, escribe tu número en Probar en mi teléfono y toca Llamarme: te llamamos desde el número de la campaña con el audio, tal como lo va a escuchar tu lista. Puedes hacer una prueba por minuto, sólo a números de Colombia. La llamada de prueba se cobra como cualquier llamada contestada.

Cuánto cuesta

• Se cobra cada llamada contestada, por minuto iniciado: un audio de 40 segundos se cobra como 1 minuto; uno de 60 segundos, como 2 (la llamada dura un poco más que el audio).
• Si contesta un buzón de voz, la llamada se cuelga al detectarlo, no deja el mensaje y se cobra como contestada.
• Si contesta pero nadie habla, el mensaje suena completo igual (cuelga la persona o termina el audio) y se cobra sólo el tiempo al aire, por segundo.
• Lo que no contesta, da ocupado o falla no se cobra. Tampoco una llamada que se cae por una falla nuestra.
• Se descuenta del mismo saldo que tus llamadas, reuniones y WhatsApp.

Antes de lanzar, la Revisión te muestra cuántos contactos hay, cuántos estimamos que contestan, los minutos a cobrar, el costo estimado y cómo queda tu saldo. Es una estimación: supone que contesta el 64 % (lo que contestan hoy las llamadas salientes) y un solo intento por contacto, sin reintentos.

Si no se puede lanzar

Si falta algo, la Revisión te dice qué es y te lleva al paso que lo arregla: el audio todavía se está preparando, la lista no tiene contactos que se puedan llamar, el número ya no está disponible. Si tu plan no incluye mensajes de voz, te lo decimos antes de que lances; en Plan y facturación ves los planes que los incluyen. Durante la prueba gratis los mensajes de voz no están disponibles.

Cuántas llamadas a la vez

Los mensajes de voz usan los mismos canales de tu plan que tus agentes: si tu plan tiene 3 canales, entre agentes y mensajes de voz hay como máximo 3 llamadas a la vez. Tus agentes siempre tienen prioridad: si entra una llamada para un agente con todos los canales ocupados por la campaña, la llamada entra igual y la campaña espera a que se libere un canal antes de marcar el siguiente contacto. Si necesitas más, en Plan y facturación puedes comprar canales adicionales.

Seguir la campaña

Abre la campaña desde Campañas. Arriba ves su estado y los botones para Pausar, Reanudar o Detener. Abajo, cuatro pestañas: Resumen, Escucha, Contactos y Configuración. Los números se actualizan solos mientras la campaña llama.

Pestaña Resumen

• Estado ahora: si la campaña está llamando, cuántas llamadas hay en curso y cuándo es el próximo intento. Si no está llamando, te dice por qué y si tienes que hacer algo.
• Los números clave: cuántas veces contestó una persona (de los contactos marcados), qué porcentaje escuchó todo el mensaje, cuántas llamadas se hicieron con los reintentos y los minutos cobrados.
• Del contacto a quien escuchó todo: el embudo cuenta personas, no llamadas. Va de los contactos a los marcados, los que contestaron, los que contestó una persona y los que escucharon al menos el 25 %, el 50 % y todo el mensaje. Debajo de cada etapa dice por qué se perdió la gente: no contestaron, buzones de voz, contestaron sin que nadie hablara o colgaron antes de cierto punto.
• Estado de la lista: dónde está cada contacto. Toca una fila (por ejemplo, Esperando reintento) para ver esos contactos en la pestaña Contactos.

Pestaña Escucha

Mide cuánto del audio oyeron las personas que contestaron. Un buzón de voz no cuenta: no es alguien escuchando.

• Personas que contestaron, el porcentaje que escuchó todo y en qué segundo ya había colgado la mitad.
• Cuántas personas siguen escuchando, segundo a segundo: una curva que empieza en 100 % y baja a medida que la gente cuelga. Una caída brusca muestra el momento del mensaje en el que muchas colgaron; si pasa al principio, conviene decir lo importante antes.
• Cuánto del audio escucharon: las personas repartidas en tramos — no escuchó nada, 1 a 25 %, 26 a 50 %, 51 a 75 %, 76 a 99 % y lo escuchó completo —, con qué significa cada tramo en palabras.
• Si la campaña usó más de una versión del audio, cada versión tiene su curva y sus tramos, para compararlas.

Pestaña Contactos

La lista completa con lo que le pasó a cada persona:

• Resultado: Escuchó todo, Escuchó una parte, Colgó antes del audio, Buzón de voz, No contestó, Ocupado, Número inválido o No se llamó. Cuando no se llamó, debajo dice el motivo: no autorizó recibir este tipo de mensaje, está en tu lista de no contactar, está inscrito en el Registro de Números Excluidos, el país no está habilitado, entre otros.
• Escuchó: el porcentaje del audio que oyó. Si no hubo reproducción, verás «—».
• Intentos y Última llamada. Si espera un reintento, debajo dice cuándo vuelve a llamar.
• Busca por número o nombre, y filtra por estado o por cómo terminó.
• Toca un contacto para ver el detalle de su última llamada: quién contestó, qué dijo la red y cuánto escuchó.
• Exportar descarga la lista con sus resultados en CSV o Excel.

En el celular, la tabla se desplaza de lado y el nombre del contacto queda fijo a la izquierda.

Pestaña Configuración

Con qué se lanzó la campaña: el audio (con su versión; puedes escucharlo como suena por teléfono y leer lo que dice), el propósito, el horario de la campaña y, en marketing, el horario legal, los reintentos y topes, el número de origen y los ajustes de la llamada (cuánto timbra, la duración máxima y qué pasa si contesta un buzón).