Agendamiento de citas
Conectá tu calendario de Cal.com para que tu agente ofrezca horarios reales y agende durante la llamada, sin inventar fechas ni pisar la cita de otra persona.
Tu agente puede agendar citas mientras habla: consulta tu disponibilidad real, ofrece dos o tres opciones, confirma con la persona y deja la cita creada en tu calendario. Todo eso sale de una sola cosa que configurás una vez: la conexión con tu calendario de Cal.com.
Trabajamos con Cal.com porque es la única agenda que expone de verdad tus horarios libres y tus tipos de cita. Si usás Google Calendar, Outlook o Apple, conectalos primero dentro de Cal.com y desde acá se ve todo junto.
Antes de empezar
Esta guía te lleva de cero a agendar: primero dejás Cal.com bien configurado (cuenta, calendario, horarios y tipos de cita — pasos 1 a 4) y después lo conectás con Enlassa AI (pasos 5 a 7). Si ya tenés Cal.com andando, saltá al paso 5. Lo único que necesitás de antemano: en Enlassa AI, rol de administrador (conectar un servicio externo queda en manos de quien administra la cuenta).
Paso 1 — Creá tu cuenta de Cal.com
- Registrate en cal.com
El plan gratuito alcanza para todo lo que hace tu agente. Usá el correo del negocio, no uno personal: la cuenta es la dueña de la agenda.
- Elegí tu nombre de usuario
Es la dirección pública de tu página de reservas (cal.com/tu-negocio). Ponele el nombre del negocio.
- Verificá la ZONA HORARIA que te propone
Cal.com la adivina por el navegador, y si queda mal TODOS tus horarios se corren. Es el error más silencioso de toda la configuración — abajo te contamos uno real.
Paso 2 — Conectá tu calendario real DENTRO de Cal.com
Cal.com no reemplaza tu calendario: se sienta encima de él. Conectar tu Google Calendar, Outlook o Apple Calendar hace dos cosas: evita que te agenden encima de algo que ya tenías, y hace que cada cita nueva aparezca en el calendario que ya mirás todos los días.
- Andá a Settings → Calendars (o Apps)
Elegí tu proveedor (Google Calendar es el más común) y autorizá el acceso con la cuenta del negocio.
- Marcá qué calendario se REVISA para conflictos
Es la casilla "Check for conflicts". Si atendés con un solo calendario, marcá ese; si tenés varios (personal + trabajo), marcá todos los que deban bloquear horarios.
- Elegí DÓNDE se crean las citas nuevas
"Add events to": el calendario donde van a aparecer las citas que agende tu agente.
- Verificá que quedó en verde
En Settings → Calendars el calendario conectado se ve activo. Si algún día aparece en rojo, se desconectó (pasa cuando cambia la contraseña de la cuenta) — reconectalo, porque un calendario caído hace que Cal.com no devuelva NINGÚN horario libre.
Paso 3 — Configurá tu horario de atención (Availability)
La disponibilidad es tu horario de atención: qué días y en qué franjas se pueden agendar citas. Vive en Availability (menú principal). Cal.com trae un horario por defecto llamado "Working Hours" — editalo o creá el tuyo.
- Abrí Availability y editá el horario
Activá los días que atendés y poné las franjas reales (por ejemplo, lunes a viernes de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 — podés agregar más de una franja por día con el «+»).
- Revisá la zona horaria DE ESE HORARIO
Cada horario de disponibilidad tiene su propia zona (abajo del editor). Tiene que decir la tuya — es acá donde se produce el corrimiento del que hablamos en el paso 1.
- Marcalo como predeterminado si es el principal
Los tipos de cita que no elijan un horario específico heredan el predeterminado ("Set as default").
Paso 4 — Creá tus tipos de cita (Event Types)
Un tipo de cita es cada servicio que se puede reservar: "Consulta 30 min", "Control 15 min", "Valoración inicial 60 min". Tu agente ofrece horarios DE un tipo de cita concreto, así que lo que configures acá define qué puede prometer por teléfono. En Event Types → New, para cada uno:
- Título y duración
El título con el nombre del servicio ("Consulta 30 min"). La duración define el tamaño del hueco que se reserva.
- Asignale su horario de disponibilidad
En la pestaña Availability del tipo de cita, elegí el horario del paso 3. Un tipo de cita SIN horario asignado (y sin predeterminado) nunca ofrece nada.
- El aviso mínimo de reserva — dejalo en 30 minutos
En Limits → "Minimum Notice". Es cuánta anticipación exige una reserva, y Cal.com suele proponer 120 minutos. Recomendamos 30 (abajo el porqué).
- Colchones entre citas (opcional)
En Limits: "Buffer before/after" agrega minutos libres antes o después de cada cita — útil si necesitás tiempo de preparación entre pacientes o clientes.
- Las preguntas de la reserva
En Advanced → Booking Questions: activá el TELÉFONO y, si querés agendar sin pedir correo por teléfono, dejá el correo como NO obligatorio (más abajo está el detalle de qué se pierde).
- No lo dejes oculto
Un tipo de cita marcado "Hidden" no se puede reservar por ningún medio — tampoco por tu agente.
Paso 5 — Creá la clave en Cal.com
- Entrá a tu configuración de Cal.com
Settings → Developer → API keys.
- Creá una clave nueva
Botón "Add" (o "New API key"). Ponele un nombre que reconozcas, por ejemplo "Enlassa AI".
- Marcá "Never expires"
Es la casilla más importante de toda la pantalla. Ver abajo por qué.
- Copiala
Cal.com te la muestra UNA sola vez. Si la perdés, no se recupera: se genera otra.
Paso 6 — Conectá el calendario en Enlassa AI
- Abrí Integraciones
En el menú lateral, "Integraciones" → tarjeta "Calendario para agendar citas".
- Conectar calendario
Ponele un nombre (solo lo ves vos: "Agenda del consultorio", "Comercial Bogotá") y pegá la clave.
- Guardá
La clave se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar nunca: de ahí en adelante solo vas a ver sus últimos 4 caracteres.
Paso 7 — Probá la conexión
El botón Probar no es un "ping". Responde las tres preguntas que fallan distinto y desde afuera se ven iguales:
- ¿La clave sirve? Si Cal.com la rechaza, te lo decimos con esas palabras y no como un error técnico.
- ¿Qué puede agendar cada tipo de cita? Leemos tus tipos de cita, su duración, su aviso mínimo de reserva y qué datos pide el formulario.
- ¿Tu calendario está sincronizando? Es la falla más traicionera: tu agenda se ve perfecta en Cal.com pero no devuelve ni un horario libre.
¿Y si dice que no hay horarios?
Casi siempre es una de estas cuatro, y la prueba te dice cuál:
- Tu calendario se desconectó. Pasa solo, sin avisarte: la contraseña de la cuenta cambió, o le retiraste el permiso. En Cal.com aparece en rojo en Settings → Calendars. Reconectalo y vuelve a andar.
- El tipo de cita no tiene horario de disponibilidad. Sin horarios asignados nunca va a ofrecer un hueco. Se arregla en el tipo de cita → "Availability".
- El aviso mínimo de reserva es muy largo. Si pide 24 horas de anticipación, el agente no puede agendar nada para hoy ni para mañana. Es una decisión tuya, pero conviene saberla.
- El tipo de cita está oculto. Un tipo oculto en Cal.com no se puede reservar por ningún medio.
Si no querés pedirle el correo a la persona
Hay negocios donde pedir el correo por teléfono es un estorbo: un consultorio que solo necesita nombre, día y hora. Cal.com lo soporta — en el tipo de cita, en Avanzado → Preguntas de la reserva, activás el teléfono y dejás el correo como no obligatorio. Con eso, tu agente agenda con nombre y teléfono nada más.
Cambiar o rotar la clave
Editás la conexión y pegás la clave nueva: reemplaza a la anterior y la conexión se vuelve a verificar sola. Si dejás el campo en blanco, la clave no se toca — sirve para cambiarle solo el nombre. Y si querés cortar el acceso, la forma limpia es revocar la clave en Cal.com: ahí deja de funcionar en el mismo instante, sin depender de nosotros.
Activá la acción en tu agente
Con el calendario conectado, andá al agente → pestaña Acciones del agente → Agendar citas → Agregar. Ahí elegís el calendario y el tipo de cita de una lista (no hay ningún número que copiar de una URL), y listo.
Hay dos acciones y conviene tener las dos: Consultar horarios (el agente pregunta a tu calendario qué hay libre y ofrece hasta tres opciones) y Agendar (toma el horario que la persona eligió y crea la cita). La de agendar necesita a la otra: sin la consulta no hay horarios de dónde elegir, y el editor te lo avisa si te falta una.
La consulta entiende horas puntuales: si la persona pide «mañana a las diez», el agente ofrece las diez si están libres, y si no, las opciones más cercanas a esa hora. Y cuando la agenda tiene más horarios de los que dice en voz alta, lo aclara («tengo más horarios si ninguno te sirve») — nunca va a responder que un horario libre no existe.
El teléfono de contacto de la cita es, por defecto, el número desde el que la persona llama — lo toma el sistema, sin dictados ni errores de dígitos. Si la persona prefiere que la contacten a otro número, el agente se lo pide, lo repite tal cual lo dictó —con su mismo agrupamiento natural— y lo confirma antes de agendar; ese número queda en la cita, y también sirve después para encontrarla al reagendar o cancelar.
- Nombre de la función
Es el nombre que ve tu agente. El que viene por defecto sirve para casi todos los casos.
- Calendario y tipo de cita
Al elegir el tipo de cita te mostramos lo que ese tipo exige: si pide correo, cuánto aviso mínimo tiene, si está oculto.
- Zona horaria
La hereda del agente. Define qué es "hoy" y "mañana" cuando ofrece horarios: sin zona, el agente no puede agendar.
- Cuántos horarios ofrecer
Hasta tres. Es un techo a propósito: una lista más larga no se retiene por teléfono.
- Frase mientras consulta
Opcional. Solo se dice si la consulta se demora; si responde rápido, tu agente no dice nada.
Que lo configure el asistente por vos
No hace falta armar las dos acciones a mano. Abrí el agente y pedile al asistente de IA (el botón ✨ «Mejorar con IA») algo como «configurá el agendamiento con mi calendario del consultorio»: lee tus calendarios y tus tipos de cita reales, arma las dos acciones, ajusta el guion para que consulte antes de ofrecer y te muestra qué va a cambiar antes de guardar nada. Vos aprobás.
En el chat de Copiloto también podés preguntarle por tu agenda: «¿qué citas tengo esta semana?» te devuelve la lista con el estado de cada una y un enlace a la llamada donde se agendó. Es solo lectura a propósito: mover o cancelar la cita de una persona se hace en tu calendario, no en un chat.
Reagendar una cita por teléfono
Con la acción Reagendar cita activa, la persona que llama puede cambiar su cita sin hablar con nadie más. El agente la encuentra por el número desde el que llama — nunca pide que dicte un código —, se la describe en voz alta («encontré tu cita del martes a las diez, a nombre de María, ¿es esa?»), ofrece horarios reales y la mueve recién cuando la persona confirma el nuevo.
- Si la persona tiene dos citas, el agente pregunta cuál («¿la del martes o la del jueves?») — nunca elige por descarte.
- Si llama desde otro número (o desde la web), el agente pide el correo con el que se agendó: sin un dato que la identifique, no se toca la cita de nadie.
- La cita movida conserva su historia: en Citas aparece una sola fila con cuántas veces se movió.
Cancelar una cita por teléfono
Con la acción Cancelar cita activa, la persona puede anular su cita en la misma llamada. El agente la encuentra por el número del que llama, la describe en voz alta y pide confirmación explícita («¿confirmás que la cancelo?») antes de ejecutar — cancelar es irreversible, así que esa confirmación no es opcional. El horario liberado queda disponible al instante para el próximo que consulte.
Campañas de confirmación de citas
Un agente de llamadas salientes puede llamar a tus pacientes o clientes para confirmar la cita que ya tienen: subís a una campaña un archivo con el nombre, la fecha y la hora de la cita de cada persona (esas columnas llegan al guion como variables), y el agente llama, recuerda la cita y pide la confirmación. Si la persona quiere moverla o cancelarla en esa misma llamada, las acciones de reagendar y cancelar funcionan igual que en las llamadas entrantes: el agente encuentra la cita por el número al que está llamando, ofrece horarios reales y ejecuta con confirmación explícita.
Para este caso conviene activar solo reagendar y cancelar (sin la de agendar): el objetivo de la campaña es gestionar la cita existente, no crear citas nuevas. Y una buena práctica del guion: si la persona quiere cancelar, ofrecerle una vez moverla a otro horario antes de aceptar la cancelación.
Pausar una acción sin borrarla
Cada acción tiene un interruptor. Apagado, la acción queda configurada pero el agente no la usa en las llamadas: sirve para dejar de agendar unos días sin perder el calendario ni el tipo de cita elegido. Se vuelve a encender con el mismo interruptor, y editarla desde «Editar» no la reactiva sola.
Dónde ves las citas
En el menú, Citas. Cada fila es una cita: cuándo es, quién, de dónde salió (una llamada, una campaña, tu propio calendario) y en qué estado está. Una cita que se movió tres veces aparece una sola vez, con las veces que se movió a la vista — no tres filas que hay que interpretar.
¿Ven mis citas? ¿Pueden borrarlas?
La clave que pegás es de tu cuenta y tiene los permisos que Cal.com le da. La usamos para tres cosas: leer tus tipos de cita, consultar horarios libres y crear o mover las citas que tu agente agenda. Está guardada cifrada y nunca vuelve a salir del sistema.
¿Puedo conectar más de un calendario?
Sí, y cuántos depende de tu plan. Sirve cuando tenés agendas separadas de verdad: dos sedes, dos profesionales, comercial y soporte.
¿Qué pasa con las citas que saqué desde la web de Cal.com?
Se ven igual. Cal.com nos avisa de cada cita nueva, cancelada o movida, así que la agenda que ves acá es la misma que la de tu calendario, sin importar por dónde entró la cita.
Uso otra agenda, no Cal.com. ¿Sirve?
Hoy la integración es con Cal.com. Es gratis para empezar y conecta Google, Outlook y Apple adentro, así que en la práctica funciona como puente hacia el calendario que ya usás.