Agenda

Agenda es el agendamiento propio de Enlassa AI: en vez de depender de un calendario externo, definís en el portal dónde atendés, quién atiende, qué se puede reservar y en qué horario. Con eso armado, agendás desde el Calendario, movés citas arrastrándolas y llevás la asistencia desde la ficha de cada cita.

Cómo llegar

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   Abrí Agenda en el menú

   Si todavía no hay ninguna sede, vas a ver Configurar la Agenda. Cuando ya hay al menos una, Agenda abre el Calendario, y la configuración queda a un toque con Configuración.

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   Seguí la puesta en marcha

   Arriba de la configuración hay una lista de cuatro pasos —sede, servicio, empleado y horario— que se marca sola a medida que creás cada cosa. Cuando están los cuatro, la lista se pliega.

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   Recorré las secciones

   A la izquierda (arriba en el celular) están Sedes, Áreas, Empleados, Servicios, Recursos, Horarios, Festivos, Calendarios, Recordatorios y Ajustes. Cada una se abre en la misma pantalla y queda en la dirección, así que podés compartir el enlace.

El calendario

Con la Agenda encendida y al menos una sede creada, Agenda abre el Calendario. A la izquierda tenés un mes para saltar a cualquier día, los filtros y Colorear por; a la derecha, la grilla. Arriba, Hoy, las flechas para ir al período anterior o siguiente y la vista: Día, Semana, Mes o Agenda (una lista por día). En el celular la grilla se muestra como lista y los filtros se abren desde Filtros.

• Un solo reloj: todas las horas se muestran en la zona de la sede, con la zona escrita arriba («hora de America/Bogota»). Si abrís la agenda desde otro país, la cita de las 9:00 sigue a las 9:00. Si tus sedes están en zonas distintas, elegí una sede para verla en su hora.
• Filtros en cascada: sede › área › profesional › servicio. Al cambiar la sede, lo que ya no le pertenece se limpia solo. La vista, el día y los filtros quedan en la dirección: podés compartir el enlace.
• Colorear por estado, profesional o servicio, de a uno. Con estado, cada cita lleva además su ícono (confirmada, cumplida, no asistió) y las canceladas se ven tachadas. La leyenda está debajo.
• En la vista Día hay una columna por profesional. Si son muchos, un aviso te sugiere filtrar por área.
• Festivos y cierres aparecen rayados, con su nombre en el encabezado del día.
• Fuera de horario: en las vistas Día y Semana, las horas en que tu equipo no atiende se ven sombreadas, así ubicás de un vistazo dónde hay lugar.
• Llegadas: cuando registrás la llegada de una persona, su cita muestra el ícono de llegada y la hora («Llegó a las 9:02»), también en el calendario.

Agendar desde el portal

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   Abrí Nueva cita

   Con el botón Nueva cita, o tocando una franja vacía del calendario (la fecha, la hora y el profesional de esa franja ya vienen elegidos).

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   Elegí el servicio y el lugar

   Sede, área y profesional. Con Cualquiera disponible, la Agenda sugiere a quien tenga menos citas ese día.

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   Elegí día y hora

   Los días con horarios llevan un punto verde. Al tocar un horario, queda guardado para vos unos minutos mientras completás el resto: la cuenta regresiva te dice cuánto queda. Si vence, el horario vuelve a quedar libre y lo elegís de nuevo. Si otra persona lo tomó un instante antes, te mostramos los que siguen libres.

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   Completá el cliente y confirmá

   Nombre y teléfono (con indicativo del país); correo, documento y notas son opcionales. En el último paso revisás todo y tocás Confirmar cita.

Mover una cita

En la vista Día o Semana, arrastrá la cita con el mouse hasta la nueva franja (en la vista Día, también a la columna de otro profesional). Mientras arrastrás ves la hora nueva en la tarjeta; con Escape cancelás. Al soltar te pedimos confirmación; si la política del servicio no lo permite o el horario ya no está libre, la cita vuelve a su lugar y te decimos por qué.

Desde el teclado o el celular, abrí la cita y usá Más acciones › Reprogramar: elegís el mismo profesional o cualquiera disponible, el nuevo día y la nueva hora, y un motivo opcional.

La ficha de la cita

Tocá una cita para ver cuándo es (en la hora de su sede), el servicio, el lugar, el profesional, los datos del cliente, las notas y el historial de cambios. Las acciones dependen del estado:

• Registrar llegada: el check-in cuando la persona llega. Después, Marcar cumplida.
• No asistió: cuando la persona no vino.
• Reprogramar y Cancelar cita (en Más acciones). Cancelar pide confirmación y un motivo opcional, que queda en el historial; el horario queda libre.
• Si una acción no se puede usar (por la política del servicio o por tu permiso), el botón queda gris y te dice por qué.

La lista de citas

Con Lista de citas ves todas las citas en una tabla —las de la Agenda y las de tu calendario conectado, cada una con su origen (por llamada, por WhatsApp, desde el portal…)—, con Próximas, Pasadas, Canceladas y Todas, la búsqueda por cliente o teléfono y los filtros por sede, área, profesional, servicio y origen. Si la Agenda todavía no está encendida en tu cuenta, esta lista sigue mostrando tus citas de Cal.com como siempre.

Sedes

Cada lugar donde atendés. La sede fija el reloj: su zona horaria es la que manda para sus horarios, excepciones y festivos, así que si atendés en dos países cada sede tiene la suya. También elegís el país de los festivos (o heredás el del negocio) y si en los festivos oficiales se atiende o no.

Áreas

Sectores opcionales dentro de una sede (consultorios, cajas, puestos). La capacidad es cuántas citas simultáneas admite el área, sin importar quién las atienda. Un área no cambia de sede: para moverla, creá una nueva en la otra sede.

Empleados

• Dónde atiende: su sede (y, si querés, su área).
• Qué servicios atiende: todos, o los que elijas uno por uno. Si apagás «todos» y no elegís ninguno, esa persona no aparece para reservar.
• Reglas de agendamiento: cada cuánto empieza un turno, la anticipación mínima, hasta cuántos días adelante se puede reservar, márgenes antes y después, y un tope de citas por día. Un campo vacío hereda del servicio o del negocio; la ficha te muestra el valor que se hereda y resume las reglas vigentes en una frase («turnos cada 30 minutos · 2 horas de anticipación · hasta 60 días adelante»).
• Documento de identidad: se guarda cifrado y después sólo se ven los últimos cuatro dígitos.
• Usuario del portal: vinculá a la persona con su usuario para que vea su propia agenda. Si el correo coincide con el de un usuario, se te sugiere. Un usuario se vincula a un solo empleado; si ya estaba en otro, podés moverlo.
• Qué ve en la Agenda: sólo lo suyo, las sedes que elijas (por ejemplo, recepción o gerencia de sede) o todo.

Servicios

Lo que tus clientes pueden reservar: duración fija o flexible (entre un mínimo y un máximo), márgenes, precio con su moneda, en qué sedes se ofrece, cuántas personas por turno (más de una = clase grupal), si necesita un recurso libre y la política de cambios (hasta cuándo se puede cancelar o reagendar). El costo interno sólo lo ve quien administra la Agenda.

En Formulario de reserva agregás datos extra que vas a pedir al reservar (además de nombre, teléfono y correo): texto, lista de opciones, casilla, número o fecha, cada uno con su etiqueta en español y en inglés.

Recursos

Salas y equipos que un servicio puede necesitar libres. Cada recurso pertenece a una sede y atiende una cita a la vez.

Horarios y herencia

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   Elegí de quién es el horario

   Una sede, un área o un empleado.

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   Mirá de dónde hereda

   Si no tiene horario propio, un aviso te dice Hereda de: Sede Norte y cómo atiende hoy. Con el horario de la sede alcanza para empezar.

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   Definí uno propio sólo si hace falta

   Con Definir propio el horario arranca copiado del heredado y lo ajustás. Cada regla tiene sus tramos por día y, si querés, una vigencia (útil para horarios de temporada). Dos reglas activas del mismo dueño no pueden pisarse en fechas.

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   Sumá excepciones

   Debajo cargás cierres, jornadas especiales y bloqueos por fecha; ese día ganan sobre el horario semanal. Guardás todo junto con la barra de abajo.

Festivos

Ves el calendario oficial del país de la sede (o del negocio) con un mes que podés recorrer y la lista de todos los festivos del año, incluso los trasladados al lunes. Desde la lista marcás Este día sí atendemos para un festivo puntual, y con Agregar día no laborable sumás tus propios días (también tocando un día del calendario). Si el país no tiene calendario cargado, se te avisa y tus días propios siguen valiendo.

Ajustes

Los valores por defecto del negocio: zona horaria y país de festivos, si la semana empieza el lunes o el domingo, cuánto tiempo queda apartado un horario mientras se confirma, la anticipación mínima, la moneda, la política de cambios y los cierres automáticos («no asistió» o «completada»). Cada sede, servicio o empleado puede pisarlos. Los recordatorios tienen su propia sección: Recordatorios.

Que tu agente agende

Tus agentes pueden consultar horarios y agendar en tu Agenda mientras conversan, por voz, por WhatsApp y por el chat de tu sitio: ofrecen turnos que existen de verdad, en la hora de la sede, y la cita queda en tu calendario con su origen («por llamada», «por WhatsApp»…). No hace falta conectar nada: cuando la Agenda está encendida en tu cuenta, aparece sola como un calendario más con el nombre Agenda Enlassa AI.

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   Abrí el agente y andá a Herramientas

   En la sección Agendar citas, agregá Consultar horarios y, para que también reserve, Agendar. Con una sola de las dos el agente no puede cerrar la cita: necesita saber qué hay libre antes de reservar.

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   Elegí la Agenda como calendario

   En Calendario, elegí Agenda Enlassa AI. El formulario cambia: en vez de un tipo de cita, elegís un Servicio de tu Agenda.

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   Elegí el servicio

   Es lo que el agente consulta y agenda, con su duración. Debajo ves en cuántas sedes se presta.

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   Fijá la sede y el área, si querés

   Con Cualquier sede que lo preste, el agente ofrece horarios de todas las sedes donde se presta el servicio. Si fijás una, sólo de esa; el área se elige después de la sede.

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   Elegí el profesional o «Cualquiera disponible»

   Con Cualquiera disponible (lo normal), la Agenda asigna al profesional libre con menos citas en ese horario. Si elegís a una persona, el agente sólo ofrece sus horarios. La lista muestra únicamente a quienes prestan ese servicio en la sede y el área elegidas.

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   Guardá la acción y el agente

   Tocá Guardar acción y después guardá el agente. Si algo dejó de existir (un servicio, una sede o un profesional borrados), el portal te lleva a Herramientas y te dice qué corregir.

• La zona horaria la pone la sede: no se elige en la acción. Si el servicio se presta en sedes de zonas horarias distintas, el formulario te pide fijar una sede antes de guardar; el agente no adivina en qué reloj ofrecer los horarios.
• El nombre del profesional: el agente lo dice («con Laura») sólo si activaste Decir el nombre de quien atiende en Agenda › Configuración › Ajustes. El formulario te muestra si hoy está activado.
• Reagendar y Cancelar no llevan servicio: operan sobre la cita que la persona ya tiene, que el agente encuentra por su número de teléfono y confirma antes de tocarla.
• Si tu cuenta usa Cal.com, esas acciones siguen igual que siempre (guía Agendamiento de citas).

Página pública de reservas

Una página de reservas es una agenda en línea para que tus clientes reserven solos, sin cuenta y sin llamar: eligen servicio y sede, día y hora, dejan sus datos y confirman. La cita entra a tu Calendario como cualquier otra. La abrís en Agenda → Páginas de reserva (también desde el Calendario y desde Configuración).

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   Creá la página

   Tocá Nueva página, escribí el Nombre de la página (es el título que ve el cliente) y revisá la Dirección: así queda el enlace, por ejemplo agenda.enlassa.ai/tu-negocio. Cambiarla después rompe los enlaces que ya compartiste.

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   Elegí qué se puede reservar

   Marcá los Servicios y las Sedes que ofrece. La página ofrece exactamente lo que marques: si no marcás nada, no se puede guardar, y un servicio que no está visible al público en su ficha no aparece. Si la página es el enlace personal de un profesional, elegilo en Enlace personal de un profesional.

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   Decidí qué le pedís al cliente

   Nombre y teléfono se piden siempre. Correo, Documento y Notas del cliente pueden ser No pedir, Opcional u Obligatorio; al documento le podés cambiar el nombre (por ejemplo, «NIT de la empresa»). Los campos propios de cada servicio también se piden.

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   Escribí los textos

   El Texto del consentimiento lo tiene que aceptar el cliente para reservar (sin texto propio se usa uno estándar). El Mensaje de confirmación se muestra al terminar: qué traer, cómo llegar. Los dos se muestran como texto, tal cual los escribís.

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   Ponele tu marca

   Subí tu Logo (PNG, JPG o WEBP de hasta 512 KB), elegí el Color de acento, el Tema (claro, oscuro o según el dispositivo) y el Idioma (español, inglés, portugués o según el navegador del cliente). El pie «Agendamiento con Enlassa AI» siempre se muestra.

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   Guardá y compartí

   Al guardar se abre Compartir y embeber con el enlace directo y los fragmentos para tu sitio.

Compartir y embeber en tu sitio

• Enlace directo: para redes, WhatsApp, la firma de tu correo o un botón de tu sitio.
• Script para tu sitio (recomendado): pegalo donde quieras que aparezca la agenda. Se ajusta sola al alto del contenido y avisa a tu sitio cuando alguien reserva (el aviso trae sólo el identificador de la cita, su hora y el servicio; nunca los datos de la persona).
• Iframe de alto fijo: para sitios que no admiten scripts. No se ajusta al alto y puede mostrar su propia barra de desplazamiento.
• Sitios permitidos: si los cargás (hasta 20, como https://www.tu-sitio.com), la agenda sólo se muestra embebida en esos sitios; en cualquier otro, ofrece abrirla aparte. El enlace directo funciona siempre.

Autogestión: que el cliente cambie o cancele su cita

Con Autogestión del cliente encendida (necesita el Documento como Obligatorio), tu cliente entra a Gestionar mi cita, escribe su documento y su teléfono, y recibe un enlace en el correo que ya tenía registrado en la cita (y que confirmó con un código al reservar). Desde ese enlace ve la cita, la reprograma a otro horario de la misma sede y servicio, o la cancela. Por seguridad, el enlace se borra de la barra del navegador apenas se abre: si tu cliente recarga la página, le pedimos que lo abra otra vez desde el mensaje que recibió. La respuesta a la búsqueda es siempre la misma, haya o no una cita con esos datos: nadie puede averiguar quién tiene una cita escribiendo datos ajenos.

• Las políticas del servicio se aplican igual que en el portal: si falta menos tiempo del que pediste para hacer cambios, o ya se reprogramó el máximo de veces, el botón aparece deshabilitado con el motivo escrito.
• Mientras el cliente llena sus datos, el horario queda guardado unos minutos (configurable en Minutos para completar los datos); si el tiempo se acaba, se libera para otra persona.

Seguridad de la página pública

Una página pública recibe reservas de gente anónima, así que Enlassa AI cierra tres puertas antes de que un cliente real la use. No tienes que configurar nada: así funciona desde que se activa.

Verificación del correo con un código. Si la página tiene Autogestión del cliente y tu cliente escribe su correo, en Tus datos aparece el bloque Verifica tu correo. Toca Enviarme el código, le llega un número de 6 dígitos y lo escribe para poder confirmar. El código sirve 10 minutos, se puede pedir otro hasta 3 veces por reserva (con 30 segundos de espera entre uno y otro) y tiene 5 intentos. Sin el código no se crea la cita. Así, nadie puede reservar con el correo de otra persona para que ese correo reciba el enlace de gestión de una cita que no es suya.

• Sólo las citas con el correo verificado reciben el enlace de gestión, tanto desde Gestionar mi cita como dentro de las confirmaciones y los recordatorios. Una cita anterior a este paso, o sin correo verificado, recibe el aviso sin el enlace: tu equipo la sigue gestionando desde el Calendario.
• Una página sin autogestión no pide código. Si el Correo de la página es Opcional y tu cliente lo deja en blanco, tampoco: sin correo no hay a dónde mandar un enlace.
• Si tu cliente cambia el correo después de pedir el código, tiene que pedir uno nuevo: el código sólo vale para el correo al que se mandó.
• En Actividad ves cada código pedido (Código de verificación) y los intentos fallidos con su motivo (código del correo incorrecto).

Tope diario de correos por dirección. Una misma dirección de correo recibe como máximo 3 correos con un enlace de gestión y 10 correos de Agenda en total por día, sumando todos los negocios que usan Enlassa AI (no sólo el tuyo). Así nadie puede llenarle el buzón a una persona reservando con su correo en muchos negocios. Si se alcanza el tope: al pedir un código, tu cliente ve un aviso para intentar mañana o usar otro correo; al buscar su cita, ve la misma respuesta de siempre y el rechazo queda en Actividad como tope diario de correos; y un recordatorio se omite con el motivo tope diario.

Enlaces liberados. Si borras una página o le cambias la dirección, la dirección anterior queda reservada para tu organización durante 90 días. En ese lapso nadie más puede registrarla (quien lo intente recibe el mismo aviso de «Ya hay una página con esa dirección»), así que los enlaces que ya publicaste, imprimiste o pusiste en un código QR no pueden terminar mostrando la agenda de otra empresa. Tú sí puedes volver a usarla cuando quieras. Pasados los 90 días queda libre.

Actividad de las páginas

La pestaña Actividad (con el permiso de administrar la Agenda) responde la pregunta que ninguna otra pantalla responde: ¿por qué no pudo agendar? Ves cuatro contadores —Eventos, Citas agendadas, Cancelaciones y cambios y Fallidos—, el embudo de visitas a horarios elegidos y a citas confirmadas, y cada evento con su resultado y su motivo (por ejemplo, «sin cupo» o «verificación anti-bots»). Podés filtrar por página, evento, resultado, fechas o buscar. Los datos del cliente se muestran enmascarados.

Calendarios de Google y Microsoft

Con esta integración, cada cita confirmada aparece como evento en el calendario de Outlook o de Google del profesional que la atiende, con el enlace de Teams o de Meet si la cita es virtual. Si la cita se mueve, el evento se mueve; si se cancela, se borra. La credencial es una sola por empresa: los profesionales no tienen que autorizar nada. Se configura en Agenda › Configuración › Calendarios, con una tarjeta por proveedor que muestra su estado (activa, falta probar, con errores, secreto por vencer).

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   Microsoft 365 (Entra ID)

   Un administrador de tu organización registra una aplicación en Entra ID, le da el permiso de aplicación Calendars.ReadWrite con consentimiento de administrador y crea un secreto, anotando su fecha de vencimiento. Recomendado: una política de acceso de Exchange Online que limite la aplicación a los buzones de los profesionales. En el portal se cargan el Id. de directorio (tenant), el Id. de aplicación, el valor del secreto y su vencimiento: te avisamos 30 días antes de que venza.

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   Google Workspace

   Un superadministrador habilita la Google Calendar API, crea una cuenta de servicio, baja su clave JSON y, en la consola de Workspace, le da delegación de todo el dominio con su ID de cliente numérico y el alcance exacto https://www.googleapis.com/auth/calendar. En el portal se sube el JSON (se lee en tu navegador; la llave privada se guarda cifrada y nunca se vuelve a mostrar) y se escribe el dominio de Workspace. Con cuentas de Gmail personales no funciona.

Probar antes de confiar

Al guardar validamos la credencial pidiendo un token real. Pero la delegación de Google y el permiso de Microsoft sobre cada buzón sólo se comprueban con Probar: escribí el correo de un profesional y te mostramos el diagnóstico, qué se comprobó y, si algo falló, la causa y cómo corregirla. La prueba sólo lee el calendario: no crea eventos.

A qué calendario va cada cita

• El buzón es el correo del profesional o el buzón alterno de su ficha (Empleados › la persona › Calendario). Ahí también se activa o se apaga la sincronización de sus citas.
• El proveedor: el fijado en la ficha; si no, el que reclama el dominio del buzón (cada integración declara sus dominios); con una sola integración activa, ésa.
• Si dos integraciones reclaman el mismo dominio, no adivinamos: la cita queda omitida y el motivo se ve en su ficha. Fijá el proveedor en la ficha del profesional o dejá el dominio en una sola integración.
• Antes de guardar, la ficha del empleado te dice a qué calendario van a ir sus citas.

Las citas virtuales y el evento

Si la cita es virtual, el evento se crea con su reunión de Teams o de Meet. Confirmar una cita nunca espera al calendario: el agente confirma al instante y el enlace llega unos segundos después; en la ficha de la cita aparece Unirse a la videollamada.

• Sólo citas virtuales: las presenciales no se envían al calendario.
• Invitar al cliente: el cliente recibe la invitación en su correo, si lo tiene.
• Marcar como ocupado y un aviso del calendario unos minutos antes.
• Asunto armado con variables: {service}, {client}, {employee}, {location}, {area} y {phone}.
• Leer la ocupación del calendario: cada 10 minutos leemos los próximos 14 días del calendario de cada profesional, y lo que tenga ocupado allá deja de ofrecerse en la Agenda.

Si algo falla

La ficha de cada cita muestra el estado de su evento: Pendiente, Sincronizado, Falló u Omitido, con el motivo. Con el permiso de operar la Agenda, Reintentar sincronización lo vuelve a intentar; los errores pasajeros (el proveedor no respondió o pidió esperar) se reintentan solos. En Calendarios, el Historial de sincronizaciones muestra cada intento, filtrable por estado y por acción. Si desactivás o quitás una integración, los eventos que ya se crearon se quedan.

Feeds ICS: la agenda en cualquier calendario

Si tu empresa no usa Microsoft 365 ni Google Workspace, o un profesional quiere ver su agenda en otro calendario, generá un feed de calendario (ICS) en su ficha: un enlace privado que se suscribe desde Google Calendar (Otros calendarios › Desde URL), Outlook (Agregar calendario › Suscribirse desde la web) o el Calendario de Apple (Archivo › Nueva suscripción a calendario). Muestra «Ocupado» o el nombre del servicio, nunca datos del cliente.

Tablero

En Agenda › Más › Tablero (o desde Configuración) ves cómo se está usando la agenda: citas, asistencia, no asistió, cancelaciones y clientes que vuelven, cada número comparado con el periodo anterior del mismo largo. Elegís Hoy, Semana, Mes, Año o Personalizado (hasta 366 días), y filtrás por sede, profesional o servicio. Si tenés permiso para administrar la Agenda, también ves los ingresos realizados, esperados y perdidos.

• Citas por día (o por semana o mes en periodos largos), apiladas por estado: cumplidas, no asistió, canceladas y por delante.
• Estados, franjas del día (en la hora local de cada sede), por dónde llegan (voz, WhatsApp, portal, página pública…) y los clientes con más citas del periodo.
• Ocupación por día y hora: un mapa de calor que muestra cuándo se llena la agenda, con el pico escrito arriba.
• Rankings de sedes, profesionales y servicios: tocá una fila para filtrar todo el tablero por ella.

Importar

En Agenda › Configuración › Importar cargás desde un archivo CSV tus sedes, áreas, empleados, servicios o clientes. El asistente tiene cuatro pasos: Archivo (elegís qué importás y subís el CSV, o descargás la plantilla), Columnas (detectamos solos qué columna es cada dato y lo podés corregir), Filas (ves cuáles entran y por qué alguna no, antes de crear nada) y Resultado.

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   Seguí el orden

   Si cargás todo desde cero: sedes → áreas → empleados → servicios. Cada uno nombra al anterior (un área dice en qué sede está, un empleado qué servicios atiende, separados por «|»).

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   Subí el CSV

   Hasta 5 MB y 2000 filas. Leemos archivos separados por coma o por punto y coma, y los que guarda Excel en Windows. Un archivo más grande se rechaza entero (nunca importamos una parte en silencio): partilo en varios.

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   Revisá las filas

   Cada fila con problemas dice qué le falta o qué está mal. Sólo se mandan las que están listas.

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   Importá y corregí

   Se importa en tandas de 500. Podés Detener a mitad (lo creado queda creado) y Reanudar después. Al final, descargá el CSV de las que no entraron: trae tus columnas más el motivo, para corregir y volver a subir.

Clientes y exportaciones

En Agenda › Más › Clientes están las personas que reservaron, con búsqueda por nombre, teléfono o correo. La ficha muestra cuántas citas tiene, su asistencia, el gasto (sólo si administrás la Agenda), la última visita y la próxima cita, y el historial: cada cita abre su ficha. Con Ver en Contactos vas a la persona en tu libreta de contactos. Al importar clientes, si el teléfono ya existe en Contactos, ese contacto no se modifica.

Exportar está en la lista de citas, en el tablero y en clientes, y necesita el permiso de exportar de la Agenda. Las citas salen en Excel (hasta 366 días, cada hora en la zona de su sede, con una hoja que dice qué filtros se usaron) y los clientes en CSV. El archivo se prepara en segundo plano y se descarga solo cuando está listo; el enlace vale 15 minutos.

Recordatorios y lista de espera

En Agenda › Configuración › Recordatorios decidís cuándo y por dónde se le recuerda la cita a tu cliente, con qué plantilla de WhatsApp, y a quién de tu equipo le avisamos cuando entra o se cancela una reserva. Si todavía no hay ninguno, Usar los sugeridos carga dos: 24 horas y 2 horas antes, por WhatsApp y correo.

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   Elegí cuándo y por dónde

   Cada recordatorio tiene su anticipación (en minutos; debajo ves «1 día antes», «2 horas antes») y sus canales: WhatsApp y Correo. Hasta 5. Si la cita se reprograma, los recordatorios se mueven con ella; si se cancela, no salen.

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   Elegí la plantilla de WhatsApp

   Fuera de una conversación abierta, WhatsApp sólo deja escribir con una plantilla aprobada. Elegí el Número desde el que sale y una Plantilla de Utilidad aprobada de esa cuenta; en Qué dato va en cada hueco decís qué va en cada espacio de la plantilla (nombre del cliente, fecha, hora, servicio, sede o profesional) y Así le llega te muestra el mensaje armado.

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   Elegí a quién avisarle

   En Aviso al equipo, al profesional de la cita le avisamos siempre por correo (si tiene correo en su ficha) cuando entra o se cancela una reserva. Debajo podés sumar a otros usuarios de tu cuenta. Guardás todo junto con la barra de abajo.

En la ficha de cada cita, la sección Recordatorios muestra cada envío: qué es (recordatorio o aviso al equipo), por qué canal, cuándo sale —en la hora de la sede— y su estado: Programado, Enviado, Omitido o Falló, con el motivo cuando algo no salió (por ejemplo, «no hay una plantilla de WhatsApp elegida» o «el teléfono no está verificado»).

La lista de espera

Cuando no hay un horario que le sirva a alguien, la lista de espera lo deja anotado con los días y la franja que le sirven. Si se libera un horario compatible (por una cancelación o un cambio), la primera persona de la lista —por orden de llegada— recibe un correo con un enlace para quedarse con él: el horario queda guardado 30 minutos a su nombre. Si no lo acepta a tiempo, pasa a la siguiente.

• Desde el portal: en Agenda › Lista de espera (también desde el Calendario), tocá Agregar a la lista: servicio, sede, profesional (o Cualquiera disponible), hasta 7 días con una franja —cualquier hora, mañana, tarde o noche, en la hora de la sede— y el cliente con su correo, que es obligatorio porque la oferta sale por ahí. En Nueva cita, si ningún horario sirve, Agregar a la lista de espera abre el alta con lo que ya elegiste.
• Desde tu página pública: en Día y hora, si no quedan horarios o ninguno le sirve, tu cliente toca Avísame si se libera, elige los días y la franja, deja su nombre, teléfono y correo, y acepta el uso de sus datos. Eso no reserva nada todavía.
• La oferta: el enlace del correo abre una pantalla con Confirmar mi cita; abrirlo no acepta nada solo. Por seguridad, el enlace se borra de la barra del navegador apenas se abre. Si la oferta venció o el horario ya se tomó, se le dice y sigue en la lista.
• Estados: En espera, Oferta enviada, Aceptó, Venció y Quitada. Con el permiso de operar la Agenda podés Quitar a alguien mientras está en espera o con una oferta abierta (si tenía una oferta, el horario pasa a la siguiente persona).

Plan y uso

En Agenda › Configuración › Plan y uso ves cuánto de tu catálogo usás de lo que permite tu plan: Sedes, Empleados, Servicios, Páginas de reserva y Recursos, cada uno con su barra y su conteo (por ejemplo, «3 de 5»). Si tu plan no pone tope en algo, dice Sin tope en tu plan. Arriba están las Citas confirmadas en el ciclo de facturación en curso, con sus fechas: cada cita confirmada en la Agenda se cuenta una sola vez.

• Cerca del tope: desde el 80 % la barra cambia de color y un aviso arriba nombra los recursos que están por llegar.
• Tope alcanzado: al 100 % ya no podés crear más de ese tipo. Para crear más, desactivá lo que no uses o cambiá de plan.
• Si intentás crear uno de más —una sede, un empleado, un servicio, un recurso o una página de reserva—, el formulario te dice cuál es el tope de tu plan y te ofrece Ver mi plan.

Clases grupales

Un servicio con más de 1 cupo por turno es una clase grupal: no se reserva por horario suelto sino por clase —un horario, alguien que la dicta y una cantidad de lugares—. En el calendario cada clase es un solo bloque con su ocupación a la vista (3/10), y sus asistentes se ven en la ficha de la clase.

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   Abrí Nueva clase

   En el Calendario, tocá Nueva clase (lo ve quien administra la Agenda, cuando hay al menos un servicio grupal).

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   Qué, dónde y con quién

   Elegí el servicio, un nombre de la clase si querés («Yoga suave»), la sede, quién la dicta y la sala o el equipo (obligatorio si el servicio lo exige). Los cupos arrancan con los del servicio.

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   Cuándo

   Elegí el día y el horario —en la hora de la sede—. Para que se repita, activá Repetir cada semana, marcá los días y hasta cuándo (máximo 26 semanas). Antes de crear, el asistente te dice cuántas clases se van a crear y entre qué fechas.

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   Crear

   Tocá Crear. Si quien la dicta o la sala ya tienen algo a esa hora, no se crea ninguna y se te dice por qué.

• La ficha de la clase: tocá el bloque en el calendario. Ves cuántos cupos quedan y la lista de Asistentes; con Llegó registrás la llegada de cada persona, y tocando un nombre abrís su cita (para cancelar su lugar o marcar que no asistió).
• Agregar asistente: desde la ficha abre Nueva cita con la clase ya elegida. Con la clase llena el botón queda deshabilitado y dice por qué.
• Cancelar la clase: en Más acciones de la clase › Cancelar la clase. Se cancelan también las reservas de todos los asistentes y a cada uno le avisamos; podés dejar un motivo que va en ese aviso.
• En Nueva cita y en tu página pública, un servicio grupal no muestra horas sueltas sino las clases con cupos: el nombre de la clase, con quién, el horario y cuántos lugares quedan. Una clase llena se ve, rayada, pero no se puede tomar. En la página pública el botón dice Reservar mi lugar.

Recursos al reservar

Si un servicio necesita un recurso (una sala o un equipo), sólo se ofrecen los horarios en los que hay uno libre de ese tipo en la sede, además del profesional. El recurso queda reservado con la cita y se ve en el resumen de Nueva cita.

Quién atiende cuando nadie elige

En la ficha del servicio, Quién atiende si no eligen decide a quién va una cita cuando el cliente (o tu agente) dice «cualquiera»: El menos ocupado (el que tiene menos citas ese día), En rotación (reparte entre el equipo) o Siempre el mismo (la primera persona libre, por prioridad).

En la ficha de cada empleado, el bloque Rotación, precio y duración fija su peso (de 1 a 10: con 2 recibe el doble que alguien con 1) y su prioridad (de 1 a 10: mayor, se le ofrece antes). Si el empleado atiende servicios elegidos, ahí mismo le das a cada uno una duración y un precio propios; vacío, usa los del servicio.

Qué todavía no está

• Elegir sede, servicio o profesional por nombre durante una llamada: tu agente de voz todavía usa los que tiene configurados en su acción de agenda, aunque la persona pida otro.
• Importar desde Excel directamente: por ahora, guardalo como CSV.
• Recordatorios por llamada: una regla vieja con Llamada se conserva y se marca «todavía no se envía»; los recordatorios salen por WhatsApp y correo.
• Mover una cita desde Outlook o Google: un cambio hecho en el calendario externo no mueve la cita (sólo cuenta como ocupación si activás Leer la ocupación).